La société LET’S – LUXURY’S EVENTS TALENTS (ci-après « LET’S ») accorde une grande importance au respect de la vie privée et à la protection des données à caractère personnel. Elle s’engage à ce titre à mettre en œuvre des mesures adéquates pour assurer la protection des données à caractère personnel qu’elle est susceptible de collecter, ainsi qu’à traiter et utiliser ces données dans le respect des dispositions applicables, notamment le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite loi informatique et libertés.

La présente politique de confidentialité a pour objectif d’informer les personnes susceptibles de transmettre des données personnelles à LET’S des raisons justifiant la collecte de leurs données, de la manière dont ces données sont collectées, utilisées et traitées, des droits dont elles peuvent se prévaloir et des moyens de les mettre en œuvre.

 

1. IDENTITÉ DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT [ET DPO]

 

Aux sens de la législation européenne applicable en matière de protection des données, comprenant le RGPD, le responsable du traitement des données personnelles est la société LET’S ‒ LUXURY’S EVENTS TALENTS, société à responsabilité limitée à associé unique, au capital de 5 000 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 881 638 100 et dont le siège social est situé 84 rue Michel-Ange, 75016 PARIS.

[LET’S a désigné un délégué à la protection des données à caractère personnel (« DPO ») dont les coordonnées sont les suivantes : …@letsagency.fr]

 

2. PERSONNES CONCERNÉES ET DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES

 

LET’S est susceptible de collecter des données personnelles de toute personne avec qui elle entre en relation, soit :

• Ses clients ou leurs collaborateurs ;
• Ses prospects, ou toute personne la contactant pour ses services ;
• Tout collaborateur ou candidat à l’embauche au sein de LET’S ;
• Tous ses fournisseurs, sous-traitants ou partenaires ainsi que leurs collaborateurs ;
• Les utilisateurs de son site internet.

LET’S peut collecter des données à caractère personnel, de manière directe ou indirecte :

• Auprès des personnes listées ci-dessus lorsque elles lui transmettent directement ou via un tiers des informations par tout moyen, notamment dans le cadre de services fournis ou à fournir ;
• Au travers de son site internet, en collectant notamment des informations techniques.

Les catégories de données traitées par LET’S sont :

• Les données relatives à l’identité : état civil, nom, prénom ;
• Les données de contact : numéro de téléphone, adresse, e-mail ;
• Les données de facturation et modalités de paiement ;
• Les données relatives au suivi de la relation client ou fournisseur : historique des relations, échanges d’e-mails, etc. ;
• Les enregistrements visuels ou sonores réalisés lors d’événements qu’elle organise (avec le consentement des personnes concernées) ;
• Les données nécessaires en cas d’organisation d’un déplacement : carte d’identité ou passeport, visa, préférences alimentaires, préférences d’hébergement etc. ;
• Les données transmises dans le cadre de candidatures spontanées ou de réponse à des offres d’emploi : diplômes, parcours professionnel, emploi recherché, etc. ;
• Les informations techniques liées à la navigation sur son site internet : adresse de protocole internet (IP) utilisée, informations de connexion, type et version du navigateur, réglage du fuseau horaire, etc. ;
• Le cas échéant, les réponses aux sondages et questionnaires, les commentaires et avis.

 

3. UTILISATION ET FINALITÉS DES DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES

 

Les données personnelles collectées par LET’S sont utilisées dans un but précis, et leur traitement est fondé sur les bases légales listées à l’article 6 du RGPD, telles que :

• L’intérêt légitime : LET’S peut traiter des données chaque fois que cela est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par elle-même ou par un tiers, sauf si ces intérêts portent atteinte aux intérêts ou droits des personnes concernées, compte tenu de leurs attentes raisonnables.
• Le consentement : LET’S recueillera le consentement des personnes concernées pour pouvoir traiter certaines de leurs données. Tout consentement donné peut être retiré à tout moment (cf. 7 : Exercices de droits).
• L’exécution d’un contrat : Dans certains cas, LET’S doit traiter des données à caractère personnel afin d’exécuter les obligations découlant d’un contrat, ou afin d’entreprendre des démarches nécessaires à la conclusion d’un contrat.
• Le respect d’obligations légales : Le traitement de données personnelles peut également être nécessaire pour le respect d’une obligation légale à laquelle LET’S est soumise.

Les données personnelles collectées par LET’S sont utilisées dans le cadre des finalités suivantes :

• Identification, contact, réponse aux demandes formulées ;
• Conclusion ou exécution d’un contrat ;
• Organisation d’événements (réservations de lieux pour la tenue d’événements, organisation de salons, conventions, mise en place d’animations, réservations de voyage, d’hôtels, etc.) ;
• Facturation et paiement des clients et fournisseurs ;
• Prospection commerciale (sélection des personnes réalisant des actions de prospection, opérations de sollicitation, actualisation des fichiers de prospection, opérations promotionnelles, etc.) ;
• Gestion de la relation client (gestion des avis, suivi de la relation client, opération de fidélisation, gestion des réclamations ou des contentieux, etc.) ;
• Gestion des candidatures ;
• Respect d’obligations légales ;
• Exploitation du site internet.

 

 4. HÉBERGEMENT ET TRANSFERT DES DONNÉES

 

Seules les données nécessaires à la finalité poursuivie sont traitées. Les données à caractère personnel collectées par LET’S ne seront ni vendues ni offertes à d’autres entreprises à des fins de prospection commerciale.

Dans la cadre de son activité et pour fournir à ses clients la meilleure expérience possible, des données à caractère personnel peuvent être communiquées dans certains cas aux destinataires suivants : prestataires de location de lieux, prestataires informatiques, prestataires de voyage, services de transports, systèmes informatiques de réservation, et autorités gouvernementales si nécessaire dans le cadre du respect d’obligations légales.

Les données à caractère personnel collectées et traitées par LET’S sont hébergées en Union européenne. En principe, LET’S ne transfère pas de données personnelles en dehors de l’Union européenne, mais elle peut être amenée à le faire dans certaines circonstances, notamment lorsqu’elle organise un événement dans un pays situé hors de l’Union européenne et que sa bonne exécution nécessite de transférer les données personnelles à un prestataire local établi hors de l’Union européenne. Dans ce cas, LET’S s’assure que ce prestataire prenne les mesures de protection appropriées et adéquates.

 

5. DURÉES DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES

 

LET’S conserve les données à caractère personnel qu’elle collecte pour une durée qui n’excède pas celle strictement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été traitées, ou pour une durée supérieure dans certains cas si une durée de conservation plus longue est autorisée ou imposée en vertu d’une obligation légale, contractuelle, fiscale ou sociale ou pour la défense de ses intérêts.

Il convient de préciser que la conservation peut être divisée en deux étapes :

• La conservation en base active désigne la durée strictement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles les données à caractère personnel ont été traitées. Les données personnelles sont alors accessibles par les services chargés de la mise en œuvre du traitement.
• La conservation en base archive désigne la durée pendant laquelle les données à caractère personnel ne sont plus utilisées pour atteindre l’objectif fixé mais présentent un intérêt pour LET’S dans l’éventualité d’un litige, ou doivent être conservées pour respecter une obligation légale. Les données ne sont alors plus accessibles directement par le personnel mais pourront toutefois être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées.

Au terme de la période de conservation, les données à caractère personnel sont détruites de façon sécurisée.

Les principales durées de conservation sont les suivantes :

• Les données à caractère personnel des prospects sont conservées pendant une durée maximale de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact en l’absence de transformation en client. Elles seront conservées en base active et/ou archive selon les cas.

• Les données à caractère personnel des clients ou fournisseurs sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale en base active, et sont conservées en base archive pendant une durée de cinq (5) ans à compter de la fin du contrat, pour permettre à LET’S de défendre ses intérêts en cas de litige.

• Les données à caractère personnel des participants à un événement sont conservées en base active le temps de l’organisation et de la tenue de l’événement, et en base archive pendant une durée maximale de trois (3) ans.

• Certains documents peuvent être conservés pendant une durée plus longue en vertu d’une obligation légale, fiscale ou sociale, notamment les factures et autres documents comptables qui peuvent être conservés en base archive pendant dix (10) ans.

• Les données à caractère personnel des candidats sont conservées durant six (6) mois en base active pour permettre un éventuel recrutement, ou immédiatement détruites si le candidat n’est pas retenu. Le CV peut toutefois être conservé pendant deux (2) ans en base archive.

• Les données relatives aux « cookies » sont conservées pour une durée qui n’excède pas treize (13) mois à compter de leur placement sur le terminal de l’utilisateur du site internet.

 

6. MESURES DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

 

LET’S met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité des traitements de données à caractère personnel, ainsi que leur intégrité et leur confidentialité, avec notamment pour objectif d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Les données à caractère personnel traitées par LET’S sont conservées dans un environnement sécurisé situé au sein de l’Union européenne. Tous ses collaborateurs et partenaires sont obligés légalement ou contractuellement de garantir le caractère confidentiel des données à caractère personnel qui pourraient leur être confiées.

LET’S s’efforce de protéger au mieux les données personnelles en sécurisant leur traitement dans le cadre de ses systèmes d’information et de ses procédures, notamment en sensibilisant ou formant ses collaborateurs.

LET’S s’engage à notifier à la Commission Nationale Informatique et Libertés (« CNIL ») tout incident relatif à la violation de données à caractère personnel en cas de risque pour les droits et libertés des personnes concernées dans un délai de soixante-douze (72) heures, et à le résoudre dans un délai raisonnable. En cas de risque élevé, LET’S communiquera des informations relatives à cette violation aux personnes concernées, comme prévu par l’article 34 du RGPD.

 

7. EXERCICES DE DROITS

 

Conformément au RGPD, chaque personne dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité de ses données à caractère personnel, d’un droit à la limitation et à l’opposition au traitement de ces données, et du droit de retirer un consentement donné à tout moment.

Ces droits peuvent être exercés en contactant LET’S aux adresses suivantes :

• Par courrier :

LET’S – LUXURY’S EVENTS TALENTS
84 rue Michel-Ange
75016 Paris

• Par mail :

thomas.alleno@letsagency.fr

La demande doit être précise afin que celle-ci puisse être traitée. En cas de doute légitime sur l’identité de l’interlocuteur, LET’S pourra solliciter la communication d’une pièce d’identité.

LET’S dispose d’un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la demande pour y répondre, sous réserve de son bien-fondé.

En cas de contestation, une réclamation peut être formée auprès de la CNIL dont le site internet est accessible à l’adresse http://www.cnil.fr et le siège est situé 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris.

 

8. COOKIES

 

Les « cookies » sont des fichiers textes déposés sur le disque dur de l’ordinateur de l’utilisateur d’un site internet, par le serveur du site visité, qui est généralement identifié par son nom et un identifiant sous forme de numéro unique. Ils ont pour but de collecter des informations relatives à la navigation pour proposer des services adaptés, ou à des fins de mesure du trafic.

La durée de vie maximale des cookies est de treize (13) mois. Les cookies fonctionnels et techniques ne nécessitent pas le recueil du consentement de l’utilisateur, contrairement aux autres types de cookies.

Les types de cookies susceptibles d’être utilisés par LET’S via son site internet sont :

• Les cookies fonctionnels: ils sont nécessaires au fonctionnement du site internet ou au respect des obligations contractuelles. Ils permettent de mémoriser les données d’authentification sur un site et d’améliorer l’expérience utilisateur. Ils sont nécessaires pour satisfaire les demandes des utilisateurs, et indispensables au fonctionnement du site, puisqu’ils ils permettent aux utilisateurs d’utiliser les principales fonctionnalités du site et de sécuriser leur connexion.
• Les cookies techniques : ils permettent à LET’S de suivre les performances techniques de son site pour détecter d’éventuels problèmes, d’activer et de seconder les fonctionnalités de sécurité, et aident également à détecter les activités malveillantes ou violations des conditions d’utilisation.
• Les cookies d’optimisation de l’expérience utilisateur : ils permettent d’optimiser le fonctionnement du site, et d’adapter la présentation de ces sites aux préférences d’affichage du terminal utilisé par l’utilisateur, ce qui permet une navigation fluide et sur mesure.
• Les cookies de mesure d’audience : ils permettent à LET’S de connaître l’utilisation et les performances des sites, d’établir des statistiques, des volumes de fréquentation et d’utilisation de divers éléments, et à mesurer le trafic de consultation du site internet. Ils servent à améliorer l’intérêt et l’ergonomie des services proposés.
• Les cookies de publicité : ils permettent de proposer aux visiteurs ou utilisateurs des publicités en adéquation avec leurs centres d’intérêt, et également de limiter le nombre de fois qu’un visiteur verra une publicité.
• Les cookies de tiers: le site de LET’S peut inclure des icones de réseaux sociaux qui permettent aux visiteurs de partager des contenus. Lorsque les visiteurs utilisent ces icones, un cookie tiers du réseau social est installé. Les visiteurs du site donnant leur consentement à ce type de cookie sont invités à consulter les politiques de protection de la vie privée de ces réseaux sociaux.

 

9. MODIFICATION ET MISE À JOUR DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

 

LET’S peut adapter la politique de confidentialité à tout moment, notamment en cas de changements apportés à ses services ou à la législation applicable. La dernière version de la politique de confidentialité prévaut sur les versions antérieures. Dans la mesure du possible, les personnes à qui elle s’applique seront personnellement informées en cas de changements importants.

 

 

Dernière mise à jour le 17 février 2022